Menghitung porsi catering tanpa kelebihan atau kekurangan

Catering hampir selalu menjadi pos terbesar kedua setelah venue, dan satu-satunya pos yang bisa salah hitung ke dua arah: kekurangan bikin malu, kelebihan bikin mubazir. Angkanya bisa diperkirakan dengan cukup akurat kalau kamu memakai asumsi yang tepat.

Undangan bukan jumlah orang

Di Jambi, satu undangan jarang berarti satu orang. Untuk keluarga dan tetangga, satu undangan wajar dihitung dua sampai tiga orang. Untuk rekan kerja dan teman, satu sampai dua. Mulailah dari daftar undangan yang dipecah per kelompok, bukan dari satu angka besar.

• Keluarga besar dan tetangga: kali 2,5 dari jumlah undangan.
• Rekan kerja dan teman: kali 1,5.
• Tamu dari luar kota: kali 2, dan perhitungkan mereka datang lebih awal.
• Tim vendor: tambahkan 15 – 25 porsi terpisah.

Tingkat kehadiran

Dari angka itu, kalikan dengan tingkat kehadiran. Resepsi akhir pekan di Kota Jambi biasanya 70 – 80 persen. Resepsi hari kerja atau di kabupaten yang jauh bisa turun ke 60 persen. Resepsi rumahan dengan tetangga sekampung justru bisa melewati 90 persen. Tambahkan 10 persen di atas hasil akhir sebagai cadangan, dan bicarakan dengan catering apakah porsi cadangan itu ditagih hanya kalau terpakai — banyak catering lokal bersedia.

Jenis sajian mengubah kebutuhan

Prasmanan membuat tamu mengambil sendiri dan porsinya lebih sulit dikendalikan. Gubugan memecah antrean dan biasanya menurunkan konsumsi per orang karena tamu mencicip di banyak titik. Plated dinner paling presisi, tapi menuntut jumlah kursi yang pasti. Pilih yang sesuai gaya acara, lalu hitung ulang porsinya — asumsi prasmanan tidak berlaku untuk gubugan.